Note d'information salariés : modèle géolocalisation conforme

Avant la mise en service d’un traceur GPS, l’employeur doit informer individuellement chaque salarié concerné. Cette exigence repose au minimum sur l’article L.1222-4 du Code du travail et l’article 13 du RGPD. Sans cette note, le dispositif devient difficilement opposable au salarié et la conformité reste documentaire plutôt que probante.

Sources à mentionner dans la note

• Article L.1222-4 du Code du travail pour l’information préalable ;
• Article 13 du RGPD pour le contenu de l’information ;
• Référentiel CNIL sur la géolocalisation des véhicules de salariés pour le mode privé et la proportionnalité.

Dans la pratique, la note est plus solide si chaque mention renvoie à une base identifiable : article L.1222-4 pour l'information préalable, article 13 pour le détail des destinataires et des durées, et référentiel CNIL pour l'explication du mode privé hors temps de travail.

Mentions obligatoires

• identité du responsable de traitement ;
• coordonnées du DPO ou du référent RGPD ;
• finalités poursuivies ;
• base légale retenue ;
• données collectées ;
• destinataires internes et externes ;
• durées de conservation ;
• droits du salarié ;
• existence du mode privé et modalités d’activation ;
• possibilité de réclamation auprès de la CNIL.

Modèle de note à adapter

Note d’information – dispositif de géolocalisation des véhicules professionnels

Madame, Monsieur,

Conformément à l’article L.1222-4 du Code du travail et à l’article 13 du règlement général sur la protection des données, nous vous informons de la mise en place d’un dispositif de géolocalisation sur le véhicule mis à votre disposition à compter du [date].

Ce traitement poursuit les finalités suivantes : [sécurité des véhicules, optimisation des tournées, preuve d’intervention, protection contre le vol]. Les données collectées sont : position GPS, kilométrage, vitesse et identification conducteur si activée.

Les données sont accessibles au responsable de flotte, à la direction et à notre prestataire télématique agissant en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.

Les positions détaillées sont conservées pendant [durée], les rapports agrégés pendant [durée]. Vous pouvez activer le mode privé en dehors du temps de travail via [modalité].

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement et, selon les cas, de portabilité. Pour exercer vos droits, contactez [DPO ou référent RGPD]. Vous pouvez également saisir la CNIL.

Fait à [ville], le [date]. Signature du salarié : ______ Signature de l’employeur : ______

Modalités de remise à privilégier

1. remise en main propre contre signature ;
2. courrier recommandé pour les salariés itinérants ;
3. signature électronique si votre procédure RH la rend probante.

Pièces à archiver avec la note

• preuve de remise ou de signature ;
• PV de consultation du CSE si applicable ;
• version datée de la note diffusée ;
• référence au paramétrage du mode privé.

Pages de preuve à relier

• /conformite-transport/rgpd-geolocalisation-salaries pour le cadre détaillé ;
• /articles/cnil-flotte-connectee-obligations-2026 pour la check-list de contrôle ;
• /conformite-transport pour la page pilier conformité ;
• /glossaire-telematique/rgpd-flotte et /glossaire-telematique/mode-vie-privee pour les définitions à faire circuler dans les documents RH.